En resumen
Una secretaria presencial hace mucho más que atender el teléfono —recibe visitas, gestiona con criterio propio, resuelve imprevistos—, pero cuesta entre 1.400 y 1.800 €/mes con Seguridad Social y cubre unas 8 horas, 5 días a la semana. Una recepcionista con IA solo cubre el teléfono, pero lo hace 24/7 por 39-79 €/mes. En realidad no compiten: la IA coge las llamadas que la persona no puede atender.
| Criterio | Secretaria presencial | Recepcionista con IA (OfiVoice) |
|---|---|---|
| Coste mensual | 1.400-1.800 € (salario + Seguridad Social) | 39-79 €/mes según plan |
| Horario | ~8 h al día, 5 días por semana | 24/7, incluidos festivos y vacaciones |
| Tareas que cubre | Teléfono, atención presencial, agenda, gestiones, papeleo | Solo el teléfono: responde dudas y toma datos |
| Criterio y empatía | Reales: decide, prioriza y trata casos delicados | Conversación natural, pero sin criterio humano |
| Llamadas simultáneas | Una cada vez | Varias a la vez, sin línea ocupada |
| Bajas y vacaciones | Hay que cubrirlas o el teléfono queda desatendido | No aplica: atiende siempre |
| Datos capturados | Los que anote (depende de la carga de trabajo) | Nombre, teléfono y motivo, con resumen por email |
Cuándo elegir una secretaria presencial
Cuando tu negocio necesita a alguien físicamente allí. Una persona recibe al cliente que entra por la puerta, cobra, prepara documentación, persigue a un proveedor, reorganiza la agenda cuando un paciente cancela y detecta por el tono de voz que una llamada es urgente aunque quien llama no lo diga. Ese criterio y esa flexibilidad no los tiene ninguna IA, y pretender lo contrario sería venderte humo.
El coste es el que es: entre 1.400 y 1.800 € al mes sumando salario y Seguridad Social, más vacaciones, bajas y la gestión que implica tener un empleado. Si el volumen de trabajo presencial y administrativo lo justifica, es dinero bien invertido. La trampa está en contratar (o mantener) ese coste solo para que alguien coja el teléfono: para eso existe una herramienta veinte veces más barata.
Cuándo elegir una recepcionista con IA
Cuando tu problema es exclusivamente telefónico: llamadas que se pierden porque estás trabajando, porque son las nueve de la noche o porque la línea comunica. OfiVoice atiende 24/7 en español con voz natural, responde las preguntas frecuentes (horarios, precios, servicios, dirección), recoge nombre, teléfono y motivo y te envía un resumen por email —o por WhatsApp en el plan Profesional—. Por 39 €/mes (100 minutos) o 79 €/mes (300 minutos), cubre el hueco telefónico sin nóminas ni horarios.
Sus límites son claros y conviene tenerlos delante: no está en el mostrador, no hace gestiones, no confirma citas en tu agenda salvo integración a medida y, si no sabe algo, lo dice y toma nota en lugar de improvisar. Es una herramienta de teléfono, no una empleada.
No compiten: se complementan
El veredicto honesto de esta comparativa es que no es una disyuntiva. Si ya tienes recepcionista, la IA coge exactamente las llamadas que ella no puede atender: las de fuera de horario, las que entran mientras la línea comunica o mientras atiende a alguien en el mostrador, y las de sus vacaciones o bajas. Con un desvío de llamadas condicional —si comunica o nadie contesta, salta la IA— ninguna llamada acaba en el vacío, y tu recepcionista deja de vivir con la angustia del teléfono sonando mientras hace otra cosa.
Si no tienes recepcionista y no te da para contratarla, la IA resuelve la parte telefónica del problema desde el primer día por menos de lo que cuesta una comida fuera al mes. Y si más adelante contratas a alguien, no se despide a la IA: pasa a ser su respaldo. Puedes escuchar una demo para valorar si el nivel de conversación encaja con tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Una IA puede sustituir a una secretaria?
No, y quien te diga lo contrario te está engañando. Una secretaria presencial atiende en persona, gestiona con criterio y resuelve imprevistos; la IA solo cubre el teléfono. Lo que sí hace la IA es atender las llamadas que una persona no puede coger: fuera de horario, con la línea ocupada o durante vacaciones y bajas.
¿Cuánto me ahorro con una recepcionista con IA?
Depende de qué estés comparando: una secretaria cuesta 1.400-1.800 €/mes con Seguridad Social y OfiVoice entre 39 y 79 €/mes, pero no cubren lo mismo. Si solo necesitas atención telefónica, el ahorro es enorme; si necesitas presencia física y gestión, la IA no es un sustituto sino un complemento. Compara los planes disponibles.
¿Qué llamadas coge la IA si ya tengo recepcionista?
Las que tu recepcionista no puede atender: fuera del horario laboral, cuando la línea comunica, cuando está atendiendo a otra persona y durante vacaciones o bajas. Se configura con un desvío condicional desde tu número actual, sin cambiar nada más. Así el teléfono queda cubierto las 24 horas sin ampliar plantilla.
¿La IA gestiona la agenda como lo haría una persona?
No de serie: OfiVoice toma nota de que el cliente quiere cita, con su nombre, teléfono y motivo, y tú la confirmas después. La confirmación directa en tu agenda solo es posible con una integración a medida, que se estudia caso a caso en el plan A medida.