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Clínicas dentales

Tu clínica dental atiende todas las llamadas, aunque tengáis las manos en un paciente

En una clínica dental el teléfono suena justo cuando nadie puede cogerlo: el dentista tiene las manos en la boca de un paciente, la higienista está preparando el gabinete y la recepción, si la hay, está cobrando y dando la próxima cita a la vez. Mientras tanto, al otro lado hay alguien con dolor de muelas llamando a la siguiente clínica de la lista.

OfiVoice es una recepcionista telefónica con inteligencia artificial que contesta por vosotros 24/7, en español y con voz natural. Responde las preguntas de siempre (horarios, precios orientativos, dirección, si hay parking cerca), recoge el nombre, el teléfono y el motivo de cada llamada, y os envía un resumen por email para que devolváis la llamada con todo el contexto.

No hace falta cambiar de número: se activa un desvío de llamadas inmediato, solo si comunica o solo si no contestáis. Podéis escuchar una demo con el caso de una clínica dental antes de decidir nada.

Lo que pasa con el teléfono en clínicas dentales

Las manos, literalmente, en la boca de un paciente

Ni el dentista ni la higienista pueden soltar el instrumental para coger el teléfono. Y parar un tratamiento a mitad por una llamada tampoco es una opción seria.

El que llama con dolor no espera

Un paciente con una muela rota o un flemón llama a tres clínicas seguidas y se queda con la primera que le contesta. Cada llamada sin respuesta es un tratamiento que se va a la competencia.

Picos a primera hora y a última

La gente llama antes de entrar a trabajar y al salir, justo cuando la clínica está abriendo agenda o cerrando caja. El resto del día el teléfono se reparte entre confirmaciones, cambios de cita y las mismas preguntas de siempre.

Cambios y anulaciones que bloquean la línea

Buena parte de las llamadas son pacientes que quieren mover su cita. Ocupan la línea, interrumpen a la recepción y, si no se atienden, acaban en un hueco vacío en el sillón.

~15-25

llamadas al día que puede recibir una clínica dental pequeña, concentradas a primera hora y al final de la tarde (estimación orientativa)

2/día ≈ 40+/mes

dos llamadas perdidas al día se convierten en más de cuarenta oportunidades perdidas al mes (aritmética ilustrativa)

300-3.000 €

rango orientativo de valor de un tratamiento dental (de una endodoncia a un implante) cuyo primer contacto es una llamada

Qué hace OfiVoice en clínicas dentales

  • Prioriza las urgencias dentales

    Si alguien llama con dolor, un empaste caído o una prótesis rota, la IA lo anota como motivo urgente y os llega marcado en el resumen para que le devolváis la llamada antes que a nadie.

  • Responde precios orientativos sin comprometerse

    Limpieza, empaste, primera visita de valoración: la IA da los rangos de precio que hayáis configurado y aclara siempre que el presupuesto exacto lo confirma el dentista tras verlo en consulta.

  • Recoge solicitudes de cita (y vosotros confirmáis)

    Toma nombre, teléfono, motivo y preferencia de horario. No mete nada en vuestra agenda por su cuenta: el equipo confirma la cita después, con la agenda delante. Si necesitáis que escriba directamente en vuestro programa de gestión, se estudia como integración a medida.

  • Atiende fuera de horario y en el descanso de mediodía

    Las llamadas de la hora de comer, de la tarde-noche y del fin de semana quedan atendidas y anotadas. El lunes por la mañana tenéis la lista de a quién llamar, en vez de un buzón de voz vacío.

  • Descarga a la recepción de preguntas repetitivas

    Horario, dirección, cómo llegar, si trabajáis con financiación: las respuestas de siempre las da la IA, y la persona de recepción se centra en los pacientes que tiene delante.

Así suena una llamada real

ClienteHola, llamaba porque se me ha caído un empaste y tengo la muela muy sensible. ¿Podríais verme pronto?

OfiVoiceClaro, lamento la molestia. Tomo nota como urgencia para que el equipo te dé cita cuanto antes. ¿Me dices tu nombre, por favor?

ClienteMarta Jiménez.

OfiVoiceGracias, Marta. ¿En qué teléfono podemos llamarte para confirmarte la cita?

ClienteEn el 612 345 678. ¿Sabéis cuánto puede costar reponer el empaste?

OfiVoiceUn empaste suele estar entre 50 y 90 euros, aunque el precio exacto te lo confirmará el dentista al valorar la pieza. ¿Te viene mejor por la mañana o por la tarde?

ClientePor la tarde, a partir de las cinco.

OfiVoiceAnotado: empaste caído con sensibilidad, preferencia de tarde a partir de las 17:00. El equipo te llamará en cuanto abra la consulta para confirmarte la cita. ¿Algo más?

ClienteNo, eso es todo. Gracias.

OfiVoiceGracias a ti, Marta. Te llamamos muy pronto.

Preguntas frecuentes de clínicas dentales

¿La IA puede dar cita en firme a un paciente?

No: recoge la solicitud (nombre, teléfono, motivo y preferencia de horario) y el equipo confirma la cita después con la agenda delante. Escribir directamente en vuestro programa de gestión de clínica solo es posible como integración a medida; por defecto OfiVoice toma los datos y vosotros cerráis el hueco.

¿Qué pasa si llama un paciente con una urgencia dental?

La llamada queda anotada y marcada como urgente en el resumen que recibís al momento. La IA recoge el motivo (dolor, pieza rota, inflamación), tranquiliza al paciente y le explica que el equipo le devolverá la llamada de forma prioritaria; no diagnostica ni recomienda medicación.

¿Puede decir precios de tratamientos?

Sí, los rangos orientativos que vosotros configuréis: por ejemplo, limpieza entre 40 y 60 euros o primera visita gratuita. Siempre aclara que el presupuesto exacto lo da el dentista tras la valoración, para no comprometer a la clínica con cifras cerradas.

¿Tenemos que cambiar el número de la clínica?

No, el número se mantiene. Se activa un desvío de llamadas desde vuestra línea actual: inmediato, solo cuando comunica o solo cuando nadie contesta, como prefiráis. Podéis empezar desviando solo fuera de horario y ampliar después.

¿Qué recibe la clínica después de cada llamada?

Un resumen por email con el nombre del paciente, su teléfono, el motivo y lo que se ha hablado; en el plan Profesional también por WhatsApp. Así la recepción devuelve las llamadas por orden de prioridad y sin pedir dos veces los mismos datos. Los planes y precios están publicados, desde 39 €/mes.

¿Y si el paciente pregunta algo que la IA no sabe?

Lo dice con naturalidad y toma nota para que el equipo responda al devolver la llamada. No inventa respuestas: si no tiene el dato (por ejemplo, si entra una mutua concreta), lo apunta como pendiente en el resumen.

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