Lo que pasa con el teléfono en academias
Septiembre concentra el año entero
Las matrículas se deciden en dos o tres semanas. El teléfono echa humo justo cuando también hay que organizar grupos, contratar profesores y arrancar el curso: no hay manos para todo.
Los padres llaman cuando la academia está dando clase
La franja de 17:00 a 20:00 es a la vez la de máxima docencia y la de máximas llamadas: los padres llaman al salir del trabajo y quien podría contestar está dentro del aula.
Las mismas preguntas, cientos de veces
Precio del curso, días de la semana, si hay grupo de B2, cuándo empieza: la misma conversación de cinco minutos repetida hasta la extenuación, casi siempre sin criterio pedagógico de por medio.
Una llamada perdida es un curso entero perdido
Un alumno no compra una clase: se matricula para el curso completo. La familia que no obtiene respuesta no vuelve a llamar dos días después; para entonces ya ha reservado plaza en otro centro.
septiembre
el mes de matrículas concentra buena parte de las llamadas del año, con la secretaría desbordada entre grupos, horarios y altas
50-150 €/mes
cuota mensual orientativa de un curso en academia: cada familia que llama y no obtiene respuesta es una cuota que se va a otro centro
1 alumno ≈ 9 cuotas
un alumno suele quedarse el curso completo: la llamada de un padre interesado vale unos nueve meses de facturación (cálculo ilustrativo)
Qué hace OfiVoice en academias
Informa de cursos, horarios y cuotas
Idiomas, refuerzo escolar, oposiciones, lo que tengáis: la IA responde con vuestro catálogo (niveles, días, horario, precio mensual, material) y aclara qué requiere prueba de nivel previa.
Recoge preinscripciones e interesados
Anota los datos del alumno y de la familia, el curso que interesa y la franja preferida. La coordinación confirma después plaza y grupo: la IA no compromete plazas que no controla.
Concierta el interés en pruebas de nivel
Para idiomas, propone la prueba de nivel gratuita si la ofrecéis y recoge los datos para que confirméis día y hora. La llamada fría se convierte en una visita al centro.
Atiende avisos del día a día
El alumno que no puede venir hoy, el padre que pregunta a qué hora acaba la clase de los martes: avisos recogidos y transmitidos sin sacar a nadie del aula.
Cubre la tarde-noche y el verano
Las llamadas de después de las 20:00 y las de agosto preguntando por el curso siguiente quedan atendidas y anotadas, listas para devolverlas al día siguiente o a la vuelta.
Así suena una llamada real
ClienteHola, quería información de las clases de inglés para mi hija, que va a empezar 4º de la ESO.
OfiVoiceClaro que sí. Para secundaria hay grupos de preparación de B1 y B2, dos días por semana en horario de tarde, y la cuota es de 65 euros al mes. ¿Quieres que apunte sus datos para una prueba de nivel gratuita?
ClienteSí, estaría bien. ¿Qué días son los grupos de B2?
OfiVoiceLos grupos con plazas libres los confirma la coordinadora al cerrar la prueba de nivel; tomo nota de que os interesa B2 en horario de tarde. ¿Tu nombre y el de tu hija?
ClienteYo soy Pilar y mi hija se llama Vega.
OfiVoiceGracias, Pilar. ¿En qué teléfono os confirmamos el día y la hora de la prueba?
ClienteEn el 611 223 344.
OfiVoicePerfecto: prueba de nivel de inglés para Vega, de 4º de ESO, con interés en B2 de tarde. La coordinadora os llamará esta semana para confirmarla. ¡Gracias por llamar!
Preguntas frecuentes de academias
¿La IA puede matricular a un alumno directamente?
No: recoge la preinscripción (datos, curso de interés, franja preferida) y la academia confirma plaza, grupo y matrícula después. Las plazas y los grupos los controláis vosotros; la IA se asegura de que ningún interesado se quede sin respuesta.
¿Sabe responder por cada curso con sus horarios y precios?
Sí: en la configuración inicial (incluida en el precio) se carga vuestro catálogo completo de cursos con niveles, días, horarios y cuotas, y la IA responde solo sobre eso. Si preguntan por un curso que no ofrecéis, lo dice y anota el interés, que también es información útil.
¿Qué pasa si preguntan si quedan plazas en un grupo?
Toma nota y lo deja como pendiente de confirmar, porque las plazas cambian a diario y la IA no accede a vuestro control de grupos. Es preferible un os lo confirmamos hoy mismo a prometer una plaza que ya no existe.
¿Cómo maneja el pico de llamadas de septiembre?
Sin colas ni tonos de ocupado: la IA atiende las llamadas aunque lleguen seguidas, y cada una genera su resumen con los datos de la familia y el curso de interés. La secretaría pasa de perseguir el teléfono a devolver llamadas en tandas con todo apuntado.
¿Cuánto cuesta para una academia?
Desde 39 €/mes con 100 minutos (plan Beta Local); si en campaña necesitáis más, el Profesional da 300 minutos por 79 €/mes con avisos por WhatsApp, y el minuto extra cuesta 0,25 €. Comparad con lo que vale una sola matrícula recuperada: los planes están aquí y podéis oír una demo.
Otros sectores
- Gestorías y asesoríasRecepcionista telefónica con IA para gestorías y asesorías: filtra el teléfono en campaña de renta, anota cada consulta y la devolvéis con contexto.
- InmobiliariasRecepcionista con IA para inmobiliarias: atiende al interesado cuando el agente está en visita, anota el inmueble y sus datos y envía el resumen al momento.
- AutoescuelasRecepcionista telefónica con IA para autoescuelas: contesta cuando estáis en el coche con alumnos, informa de permisos y precios y recoge cada matrícula.
Conceptos útiles
- Recepcionista virtualUna recepcionista virtual es un servicio que atiende las llamadas de un negocio de forma remota, sin que haya una persona contratada en la propia oficina. Puede prestarlo un equipo humano externalizado o, cada vez más, un sistema de inteligencia artificial que contesta, responde preguntas y toma nota de los datos del llamante.
- Horario de atención telefónicaEl horario de atención telefónica es la franja de tiempo en la que un negocio atiende llamadas con personal disponible. Fuera de ese horario, las llamadas suelen perderse o acabar en un buzón, salvo que se cubran con un desvío a otro servicio o con un sistema de atención automática.
- Llamada perdidaUna llamada perdida es una llamada entrante que no llega a ser atendida: el llamante cuelga antes de obtener respuesta o acaba en un buzón sin que su consulta se resuelva. Para un negocio, cada llamada perdida es una oportunidad de venta o de fidelización que puede terminar en la competencia.