Lo que pasa con el teléfono en gestorías
Cada llamada interrumpe un impuesto a medias
Presentar un modelo trimestral exige concentración; una llamada de dos minutos cuesta quince de volver a centrarse. Multiplicado por veinte llamadas al día, la campaña se hace eterna.
Los picos de trabajo y de llamadas son el mismo pico
Renta, cierres de IVA, nóminas a fin de mes: los clientes llaman más justo cuando el equipo tiene menos margen. No se puede contratar recepción solo para abril, mayo y junio.
Preguntas repetitivas que no necesitan a un técnico
Qué papeles traigo, hasta qué hora estáis, ya está presentada mi renta: media agenda de llamadas son consultas de tramitación que no requieren criterio fiscal, pero interrumpen igual.
El cliente que no contactáis se siente desatendido
En asesoría la confianza lo es todo. Un cliente que llama dos veces sin respuesta empieza a pensar que su gestor no le hace caso, y la competencia está a una llamada de distancia.
abril-junio
la campaña de la renta multiplica las llamadas justo cuando el equipo menos tiempo tiene para atenderlas
5-10 min
lo que dura una llamada típica de consulta, más el coste invisible de reconcentrarse en el impuesto que se estaba presentando
600-1.500 €/año
facturación anual orientativa de un cliente recurrente de gestoría: su primera llamada sin respuesta puede decidir que no entre nunca
Qué hace OfiVoice en gestorías
Filtra y clasifica el motivo de cada llamada
Distingue si llaman por la renta, por una factura, por un alta o por un requerimiento, y lo deja escrito en el resumen. El técnico decide a quién llamar primero sin haber cogido el teléfono ni una vez.
Recoge nuevos clientes potenciales con detalle
El autónomo que busca gestoría o la empresa que quiere cambiar de asesor deja su nombre, teléfono y situación. Ese lead, que antes caía en un buzón de voz, ahora llega marcado para devolverlo pronto.
Responde la logística de los trámites habituales
Qué documentación traer para la renta o un alta de autónomo, horario de oficina, dirección: respuestas configuradas por vosotros que ahorran decenas de llamadas internas por semana.
Atiende fuera del horario de oficina
Los autónomos llaman cuando cierran su propio negocio, a las 20:30. La IA les atiende, recoge el motivo y a la mañana siguiente el técnico devuelve la llamada con todo el contexto.
Recoge peticiones de cita presencial
Quien quiere pasarse por la oficina deja su preferencia de día y hora, y vosotros confirmáis según la agenda del técnico que corresponda. La IA nunca compromete la agenda de nadie.
Así suena una llamada real
ClienteBuenas, me quiero dar de alta como autónomo y no sé ni por dónde empezar. ¿Lleváis eso vosotros?
OfiVoiceSí, la gestoría tramita altas de autónomos: el alta en Hacienda, la Seguridad Social y la fiscalidad del día a día. Tomo tus datos para que un técnico te llame y te lo explique con calma. ¿Tu nombre?
ClienteDavid Peña. ¿Qué me costaría al mes?
OfiVoiceLa cuota mensual para autónomos parte de 60 euros más IVA según el volumen de facturación; el técnico te confirmará el precio exacto para tu caso. ¿Teléfono de contacto?
ClienteEl 677 665 544. ¿Tendría que llevar algo si me paso por la oficina?
OfiVoicePara el alta basta con el DNI y tener clara la actividad que vas a ejercer; el resto lo preparan ellos. Anoto que prefieres pasarte por la oficina.
ClientePerfecto, muchas gracias.
OfiVoiceA ti, David. Queda anotado: alta de autónomo, quiere presupuesto y pasarse por la oficina. Un técnico te llamará hoy mismo en horario de oficina.
Preguntas frecuentes de gestorías
¿La IA puede responder dudas fiscales de los clientes?
No, y es deliberado: las cuestiones de criterio fiscal o laboral las responde siempre un técnico. La IA resuelve la logística (horarios, documentación de trámites habituales, estado de la oficina) y recoge el motivo de la consulta para que la devolváis con contexto y sin riesgo.
¿Cómo ayuda exactamente en campaña de renta?
Absorbe el pico: atiende todas las llamadas, responde qué documentación traer y en qué horario, y convierte el resto en resúmenes clasificados por motivo. El equipo devuelve llamadas en tandas, en los huecos, en lugar de vivir interrumpido de abril a junio.
¿Los datos de los clientes están protegidos?
Sí, el servicio cumple el RGPD: la IA recoge nombre, teléfono y motivo, y esa información viaja solo al email (o WhatsApp) de la gestoría para devolver la llamada. Ni se comparte ni se usa para otra cosa.
¿Puede dar información del estado de un expediente?
No: la IA no está conectada a vuestros expedientes y nunca improvisa sobre si algo está presentado o no. Anota quién llama y por qué expediente pregunta, y el técnico responde con el dato real al devolver la llamada.
¿Qué cuesta y cómo se pone en marcha?
Desde 39 €/mes (100 minutos) o 79 €/mes con 300 minutos y avisos por WhatsApp; el minuto extra son 0,25 €. Se configura con vuestros datos (incluido en el precio) y se activa un desvío de llamadas sin cambiar de número: podéis desviar solo cuando comunica o nadie contesta. Detalles en precios.
Otros sectores
- InmobiliariasRecepcionista con IA para inmobiliarias: atiende al interesado cuando el agente está en visita, anota el inmueble y sus datos y envía el resumen al momento.
- Academias y centros de formaciónRecepcionista telefónica con IA para academias: informa de cursos, horarios y precios, recoge preinscripciones y envía un resumen de cada llamada al email.
- AutoescuelasRecepcionista telefónica con IA para autoescuelas: contesta cuando estáis en el coche con alumnos, informa de permisos y precios y recoge cada matrícula.
Conceptos útiles
- Recepcionista virtualUna recepcionista virtual es un servicio que atiende las llamadas de un negocio de forma remota, sin que haya una persona contratada en la propia oficina. Puede prestarlo un equipo humano externalizado o, cada vez más, un sistema de inteligencia artificial que contesta, responde preguntas y toma nota de los datos del llamante.
- Horario de atención telefónicaEl horario de atención telefónica es la franja de tiempo en la que un negocio atiende llamadas con personal disponible. Fuera de ese horario, las llamadas suelen perderse o acabar en un buzón, salvo que se cubran con un desvío a otro servicio o con un sistema de atención automática.
- Resumen de llamadaUn resumen de llamada es una síntesis escrita y estructurada de una conversación telefónica: quién llamó, qué quería, qué datos dejó y qué acción queda pendiente. Los sistemas con IA lo generan automáticamente a partir de la transcripción y lo envían al negocio por email o WhatsApp al terminar la llamada.